(趣旨)

第1条　この訓令は、仁淀川町における公文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(公文書取扱いの原則)

第3条　公文書は、正確かつ的確迅速に取り扱い、常に処理過程を明らかにして事務能率の向上に資するように努めなければならない。

(課長等の職務)

第4条　本庁、総合支所の課(以下「課」という。)の長及び出張所の長並びに出先機関の長(以下「所属長」という。)は、公文書が前条の規定に従って処理されるよう所属職員を指導しなければならない。

(公文書取扱主任)

第5条　課及び出張所並びに出先機関に、公文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置く。

(総務課長の職務)

第6条　総務課長は、課及び出張所並びに出先機関の公文書事務が常に適正円滑に処理されるよう指導しなければならない。

(収受手続)

第7条　本庁に到着した公文書及び物品(以下「公文書等」という。)は、総務課において収受し、次に定めるところによって取り扱わなければならない。

(配布公文書の取扱い)

第8条　取扱主任は、封かんのまま配布された公文書を開封し、その余白に収受印を押印し、公文書収受簿(様式第3号)に記載しなければならない。ただし、軽易なものと認めるものについては公文書収受簿への記載を省略することができる。

(執務時間外の文書等の収受)

第9条　執務時間外に到着した公文書等は、当直者が収受し、収受後直近の執務時間において、速やかに総務課長(総合支所においては支所長)に引き継がなければならない。

(公文書等の閲覧)

第10条　取扱主任は、公文書等が配布され、又は公文書等を受け付けたときは、直ちに所属長の閲覧に供しなければならない。

(公文書の処理促進)

第11条　所属長は、必要に応じて公文書の処理状況を調査し、未処理のものについては、必要な指示をする等の方法により、処理の促進を図らなければならない。

(起案)

第12条　起案は、回議書(様式第4号)によって行う。ただし、軽易な事案は、収受した公文書の余白等を用いて起案することができる。

(起案公文書の作成)

第13条　起案は、次の各号に掲げる要領により作成しなければならない。

(回議等)

第14条　回議書は、上司の承認を経て決裁権者の決裁を受けなければならない。

(記号及び番号)

第15条　施行公文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。

(浄書及び校合)

第16条　決裁権者の決裁を受けた公文書で発送を要するものは、各課で浄書し、校合しなければならない。

(公印の押印)

第17条　浄書して発送を要する公文書には、公印及び契印の押印を受けなければならない。ただし、庁内相互間(本庁、総合支所及び出張所間を含む。)の文書、行政機関、団体等に対する軽易な文書及び電子的方式により送信する文書については、この限りでない。

(公文書等の発送)

第18条　特別の場合を除くほか公文書等を発送する場合は、次の各号に定める課に発送公文書を添えて回付し、発送するものとする。

(発送方法)

第19条　郵便による公文書等の発送は、やむを得ないもののほか、料金後納の方法によらなければならない。

(執務時間外の公文書等の発送)

第20条　緊急やむを得ない理由により執務時間外に郵送しなければならない公文書等は、あらかじめ総務課長(総合支所においては支所長)から郵便切手を受領し、担当課で発送することができる。

(公文書の整理及び保管)

第21条　所属長は、公文書を一定の場所に整理及び保管をし、その所在を明らかにしておかなければならない。

(保存期間)

第22条　公文書の保存期間は、次に掲げるとおりとし、その保存区分は、別表に定めるところによるものとする。

(保存公文書の管理)

第23条　所属長は、保存公文書(電磁的記録を除く。次条において同じ。)をいつでも閲覧することができるように整理をしておくとともに、虫害、湿気、盗難又は火災のため損傷又は滅失することのないよう注意しなければならない。

(公文書の廃棄)

第24条　完結公文書の保存期間が終了したときは、所属長は廃棄するものとする。

(廃棄文書の処置)

第25条　所属長は、廃棄をしようとする保存公文書(電磁的記録を除く。)中に印影その他転用のおそれのあるものがあるときは、焼却又は裁断をしなければならない。